A Procuradora-Geral de Justiça em exercício, Zélia Saraiva Lima, assinou o ato que regulamenta a gestão de documentos no âmbito do Ministério Público do Estado do Piauí. A aplicação correta das normas de gestão documental otimizará a guarda e o manejo de arquivos, evitando ainda a eliminação indiscriminada de documentos.

Com a execução das novas práticas, será facilitado o acesso às diversas informações que estão sob a guarda da instituição. “Um sistema eficiente de administração dos documentos é fundamental para a padronização dos processos, o que proporciona ganhos em rapidez e produtividade. Assim, teremos maior controle sobre os dados que produzimos e recebemos. A gestão documental também produz muitos benefícios na área gerencial, porque confere agilidade aos processos de pesquisa e de tomada de decisões estratégicas”, explica Zélia Saraiva Lima.

O Ato PGJ n˚ 605/2016 apresenta uma série de instruções para acondicionamento e manuseio de documentos, de forma que sejam minimizados os efeitos nocivos do ambiente sobre o papel e outras plataformas. Foi instituída a Tabela de Classificação e Temporalidade de Documentos do Ministério Público (TCTD/MP-PI), que especifica os prazos de guarda correspondentes a cada tipo de documento. O planejamento, orientação e controle da gestão documental ficará a cargo da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), a ser constituída pelo Procurador-Geral de Justiça, com membros e servidores efetivos.