Apresentação da tabela de temporalidade dos documentos institucionais
Na manhã de hoje (15), no auditório da Procuradoria Geral de Justiça, aconteceu uma reunião para discutir o Ato PGJ nº 605/2016 que dispõe sobre a gestão documental no âmbito do Ministério Público do Estado do Piauí.
Considerando a necessidade de estabelecer uma política adequada de gestão documental, visando a organização e manutenção do acervo impresso e recuperação de informações, fundamentais no processo de decisão e melhoria da qualidade na prestação de serviço, foi discutida a implantação total de um processo de digitalização dos documentos, respeitando os prazos de guarda de cada um. Atualmente, o setor que solicita arquivamento ou eliminação de algum documento, deve enviar um memorando ou ofício que passa por uma avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e só a partir daí é decidido pelo arquivamento ou eliminação do documento em questão.
A chefe de gabinete, Promotora Claudia Seabra, junto do Procurador de Justiça, Hugo de Sousa Cardoso e dos servidores Ennio Ricceli e Daniel Ribeiro presidindo a reunião
Durante a reunião, foi apresentado um parâmetro acerca da atual situação estrutural do arquivo, localizado no setor de protocolo da instituição, e algumas questões foram levantadas acerca de como se daria o tratamento de documentos mediante ao processo de digitalização. Um dos benefícios dessa nova forma de trabalho, será a melhoria no processo de busca e localização de arquivos. Diante do que foi exposto, entendeu-se a necessidade de fazer um estudo sobre esse tipo de tratamento para os documentos, visitas a locais que já contenham atualizações neste sentido e um levantamento do espaço necessário para armazenamento dos mesmos.
Membros e servidores participando da reunião sobre gestão documental
