I – PROJETO
e-CRH – Coordenadoria de RH
II – ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
Estabelecer gestão administativa compartilhada e padronizada
III – GERENTE DO PROJETO
Raimundo Soares do Nascimento Neto
IV – UNIDADE RESPONSÁVEL
Coordenadoria de Recursos Humanos
V – DESCRIÇÃO
Documentar os mais variados assuntos de forma eletrônica ganhou bastante destaque e importância na sociedade chamada de sociedade digital. Gerar informação e documentos virtuais tem acarretado um acúmulo enorme de dados e exigindo cada vez mais espaço em bancos de dados e mesmo no armazenamento na chamada nuvem. Na Administração Pública, existe a preocupação com a correta gestão dos documentos arquivados, visto que tais documentos possuem informações que refletem as atividades das organizações públicas, servindo como prova e para a tomada de decisões.
O avanço do uso dos meios digitais nos órgãos públicos na produção, tramitação e guarda de documentos está gradativamente eliminando o uso do suporte em papel, devido, entre outras características, a praticidade e economia de espaço físico, já que um arquivo físico acaba consumindo recursos significativos com armazenamento adequado. Ressalte-se que a guarda de documentos requer um cuidado maior, pois é a forma que elas possuem para comprovar direitos ou o cumprimento de obrigações. Dessa forma, sendo o arquivo em suporte de papel ou digital, os documentos precisam ser devidamente guardados e conservados.
Porém, o crescimento da produção dos documentos digitais, potencializados por situações como a Pandemia de COVID-19, fez surgir uma nova preocupação na Administração Pública que é forma de preservação e acesso aos documentos digitais ao longo do tempo, inclusive para que se possa garantir sua autenticidade e legalidade. O documento digital deve ser entendido como aquele no qual a informação contida é registrada e codificada eletronicamente e se torna acessível por meio de um sistema computacional, sendo portanto, um documento imaterial, ou seja, visualizado através de dispositivos de saída como monitores ou caixas de som, por exemplo. Tais documentos podem ser nato digitais ou digitalizados (que são uma imagem do documento original em papel), e até híbridos, quando se constituem em um processo ou dossiê, formados tanto por documentos digitais como por documentos em papel.
As novas tecnologias da informação e comunicação tem colaborado para a disseminação, busca e/ou recuperação da informação e permitido agilizar a tramitação da mesma. A criação de um espaço de armazenamento e conservação de documentos em ambiente digital, deve ser feito com o objetivo de guardar a documentação de forma padronizada, visto que ao estarem ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto ou dispondo-os de maneira eficiente.
O MPPI na busca por melhorar a gestão de documentos e dinamizar o fluxo das informações tem manifestado a preocupação com os inúmeros documentos que estão sob sua guarda. Considerando que o acervo atual de documentos é em sua grande maioria composto de documentos em meio físico, notadamente o papel, há o interesse e a necessidade de realizar um processo de digitalização, classificação e armazenamento em meio eletrônico dos referidos documentos, de forma a permitir um acesso mais rápido, sem no entanto, descuidar da segurança digital.
A Coordenadoria de Recursos Humanos (CRH) tem se esforçado para que os documentos recebidos sejam devidamente conservados. Assim, através da atividade de Digitalização dos Assentamentos Funcionais de Membros e Servidores (ativos, inativos e exonerados), pretende melhorar o acesso e o fluxo das informações, assim como manter o acervo documental em meio eletrônico de forma segura, contando com o apoio e orientação da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTI), e dessa forma, contribuir com o aprimoramento da Gestão Administrativa.
VI – BENEFÍCIOS
Acervo de Assentamentos Funcionais da CRH digitalizado; Atualização do Sistema de Gestão Athenas (upload dos documentos e colocação da informação neles contida no sistema); Acesso aos documentos digitalizados e adequadamente guardados pela CTI; Melhoria na prestação de informações de integrantes da instituição que forem solicitadas.