A Divisão de Gestão de Documentos é unidade subordinada à Coordenadoria de Apoio Administrativo, a qual compete a gestão de documentos da Procuradoria-Geral de Justiça e a definição de padrões e normas para registro, movimentação, arquivo e digitalização de documentos nos termos do Ato PGJ 981/2019. De acordo com o mesmo instrumento, compete também a esta divisão a gestão do sistema eletrônico de informações – SEI/MPPI.
À Divisão de Gestão de Documentos estão vinculados os Setores de Protocolo e de Arquivo Geral.
Ao Setor de Protocolo, compete:
I – receber, registrar, distribuir, digitalizar e informar aos interessados sobre o andamento dos processos, correspondências, documentos e malotes movimentados pelo órgão no edifício-sede da Procuradoria-Geral de Justiça;
Ao Setor de Arquivo, compete:
I – gerir o arquivo de documentos obsoletos e não aplicáveis, bem como providenciar a sua eliminação de acordo com a tabela de temporalidade oficial do órgão;
II – receber, registrar, arquivar permanentemente e desarquivar, quando for o caso, autos e documentos, cuidando da conservação e organização da massa documental armazenada no arquivo geral.
ATO PGJ Nº 236/2011 – Normatiza a utilização do cartão de postagem da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – EBCT no âmbito do Ministério Público do Estado do Piauí e dá outras providências:
https://www.mppi.mp.br/internet/wp-content/uploads//2011/09/ato%20pgj%20n%20236.doc
Ato 605/2016 – Dispõe sobre a gestão documental no âmbito do Ministério Público do Estado do Piauí.: https://www.mppi.mp.br/internet/wp-content/uploads//2016/11/ato%20pgj%20605-2016.doc
ATO PGJ Nº 771/2018 – Altera o valor máximo mensal para as despesas postais de cada Promotoria de Justiça do interior do Estado, seja de entrância final, intermediária ou inicial, compatibilizando-o com o volume atual de trabalho:
https://www.mppi.mp.br/internet/wp-content/uploads//2018/01/ato%20pgj%20771-2018.pdf
ATO PGJ Nº 923/2019 – Altera o Ato PGJ nº 463/2013, que dispõe sobre a utilização dos sistemas de telefonia fixa e móvel celular no âmbito do Ministério Público do Estado do Piauí:
https://www.mppi.mp.br/internet/wp-content/uploads//2019/07/ato%20pgj%20923-2019.pdf
ATO PGJ 981/2019 – Dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-MPPI) e o funcionamento do procedimento administrativo eletrônico da área meio do Ministério Público do Estado do Piauí:
https://www.mppi.mp.br/internet/wp-content/uploads//2020/01/ato%20pgj%20981.2019%20sei%20mppi%201.pdf
Procedimentos para Eliminação de Documentos:
Manual do Usuário da Pré-Postagem Nacional – PPN: https://www.correios.com.br/atendimento/developers/manual-do-usuario-ppn
Cadastro Sistema Correios: https://meucorreios.com.br/app/index.php.
Plataforma da PPN – Pré-Postagem Nacional dos Correios: https://prepostagem.correios.com.br.